Verpakkingsproblemen in je supply chain leiden tot hogere kosten, vertragingen en fouten. Door verpakkingen te standaardiseren en slimme tools zoals PackAssist in te zetten verbeter je efficiëntie en klanttevredenheid. Faes laat zien hoe dit direct bijdraagt aan kostenbesparing en een professionele uitstraling.
Samenvatting van dit artikel
Herken je deze situatie? Een machine bij je klant staat stil en het benodigde service part moet zo snel mogelijk worden verzonden. Het onderdeel is op voorraad of wordt op tijd door een leverancier aangeleverd, maar kan toch niet direct door naar de klant. De verpakking voldoet bijvoorbeeld niet aan de interne eisen voor productbescherming, labeling, identificatie of handling. Je medewerkers moeten het product daarom eerst controleren, ompakken en opnieuw labelen.
Bij Faes zien we dat een verpakking hierdoor regelmatig de vertragende factor wordt in een proces waarin snelheid juist essentieel is.
Daarmee verandert een ogenschijnlijk klein verpakkingsprobleem in een operationele vertraging. Er zijn extra materialen en arbeidsuren nodig, de order blijft langer in het magazijn staan en er ontstaat een aanvullende kwaliteitscontrole. Bij tijdkritische service parts kan iedere extra processtap de totale doorlooptijd verlengen.
De relevante vraag is daarom niet alleen: “Welke doos gebruiken we?”, maar vooral: “Hoe zorgen we ervoor dat ieder service part op iedere locatie en door iedere ketenpartner direct volgens de juiste standaard wordt verpakt?”
De directe kosten van ompakken zijn meestal eenvoudig zichtbaar: een nieuwe doos, extra opvulmateriaal, tape, labels en de tijd van een magazijnmedewerker. De indirecte kosten zijn vaak groter, maar worden niet altijd aan het verpakkingsproces toegerekend. Denk aan:
Wanneer deze activiteiten over meerdere leveranciers, magazijnen en distributiecentra plaatsvinden, kan een kleine inefficiëntie zich honderden of duizenden keren herhalen. Juist daarom moet verpakkingsmanagement over de volledige keten worden bekeken en niet alleen binnen één magazijn of één afdeling.
Bij industriële service parts ontbreekt regelmatig een uniforme werkwijze. Leveranciers en logistieke dienstverleners kiezen vaak een verpakking die binnen hun eigen proces praktisch of voordelig is. Verderop in de supply chain kan diezelfde verpakking echter leiden tot extra handling, schade of verplicht ompakken. In onze whitepaper laten we zien hoe lokale optimalisatie bij een leverancier kan resulteren in een suboptimale oplossing voor de rest van de keten.
De verschillen kunnen betrekking hebben op meer dan alleen het formaat of de uitstraling van de doos. Denk ook aan:
Een wisselende uitvoering maakt het proces afhankelijk van de kennis en ervaring van individuele medewerkers. Dat vergroot de variatie in kwaliteit en maakt het lastiger om afwijkingen structureel te analyseren en te verbeteren.
Wij zien bovendien dat verpakkingskennis in veel organisaties verspreid aanwezig is. Een deel staat in documenten, een deel zit in systemen en een belangrijk deel bestaat alleen in het hoofd van ervaren medewerkers. Dat maakt de uitvoering kwetsbaar bij personeelswisselingen, tijdelijke medewerkers of groei naar nieuwe locaties.
Een uniform verpakkingsbeleid betekent niet dat ieder service part in dezelfde verpakking moet worden verzonden. Een kwetsbare elektronische module stelt immers andere eisen dan een robuust metalen onderdeel. Het doel is om zoveel mogelijk producten onder te brengen in een beheersbaar standaardassortiment en alleen van die standaard af te wijken wanneer de product- of transportrisico’s dat vereisen.
Een goed verpakkingsbeleid bestaat ten minste uit vijf onderdelen:
Standaardisatie mag daarbij nooit ten koste gaan van productbescherming. De verpakking moet passen bij het product en bij de daadwerkelijke belasting tijdens opslag, handling en transport. Ook internationale verpakkingsmethodieken benadrukken dat productbescherming en een efficiënt gebruik van materiaal gezamenlijk moeten worden beoordeeld. Waar nodig hoort daar een passende transporttest of kwalificatie bij.
Een verpakkingsbeleid heeft pas effect wanneer medewerkers en ketenpartners het tijdens hun dagelijkse werkzaamheden consequent kunnen uitvoeren. Een document op een gedeelde schijf of een algemene werkinstructie is daarvoor vaak onvoldoende. De medewerker moet op het moment van verpakken snel de juiste, actuele en productspecifieke informatie kunnen vinden.
Wij ontwikkelden PackAssist om dit proces digitaal te ondersteunen. Na het scannen of invoeren van een productcode kan de gebruiker zien welke verpakking nodig is, hoe deze moet worden gevuld en waar het label moet worden geplaatst. Instructies worden centraal beheerd en met versiebeheer beschikbaar gesteld. Ook externe ketenpartners kunnen op dezelfde werkwijze worden aangesloten.
Daarmee ondersteunt PackAssist onder andere:
Wij zien PackAssist daarbij niet als vervanging voor packaging engineering. Eerst moet inhoudelijk worden bepaald wat een veilige en efficiënte verpakkingsmethode is. Vervolgens helpt de software om deze methode consequent, schaalbaar en controleerbaar toe te passen.
Samen met Philips Healthcare hebben we PackAssist ingezet om verpakkingsinstructies en werkwijzen over verschillende ketenpartners en distributiecentra te standaardiseren.
Uit de businesscase bleek dat Philips Healthcare minimaal € 1 miljoen per jaar zou gaan besparen op transportkosten. Daarnaast leverde de aanpak onder meer eenduidigere communicatie, efficiëntere handling, minder beschadigde service parts en een lager transportvolume op. Via de werkvloer werden bovendien meer dan 4.000 verbetervoorstellen geregistreerd.
De exacte businesscase verschilt per organisatie. De potentiële opbrengst is onder meer afhankelijk van het aantal zendingen, de huidige verpakkingsvariatie, het percentage orders dat wordt omgepakt, de schadelast, de transportmodaliteiten en de mate waarin leveranciers al volgens uniforme instructies werken.
Daarom maken we voor iedere organisatie een afzonderlijke analyse. Een besparing ontstaat namelijk zelden door één maatregel. Meestal is het resultaat een combinatie van minder ompakken, een lager transportvolume, minder schade, kortere handelingstijden en een beheersbaarder verpakkingsassortiment.
Registreer gedurende een representatieve periode hoeveel orders worden omgepakt, waarom dat gebeurt en hoeveel tijd en materiaal daarmee gemoeid is. Analyseer daarnaast schades, verkeerde labels, onvolledige leveringen en uitzonderingen. Zonder nulmeting is achteraf niet vast te stellen welke verbetering daadwerkelijk is gerealiseerd.
Groepeer service parts op basis van afmetingen, gewicht, kwetsbaarheid, waarde, transportwijze en overige relevante verpakkingseisen. Kijk vervolgens welke verpakkingen daadwerkelijk vaak worden gebruikt en welke varianten nauwelijks waarde toevoegen.
Bepaal met packaging engineers welke standaardverpakkingen een groot deel van de orderstroom veilig kunnen afdekken. Leg voor kwetsbare, afwijkende of gereguleerde producten aparte oplossingen vast. Zo voorkom je zowel oververpakken als onvoldoende productbescherming.
Begin bijvoorbeeld met één productfamilie, leverancier of distributielocatie. Test de instructies in de praktijk en verzamel feedback van operators, kwaliteitsmedewerkers en logistieke partners. Pas de werkwijze aan voordat deze breder wordt uitgerold.
Beheer instructies centraal, wijs verantwoordelijkheden toe en beoordeel periodiek of de gekozen verpakkingen nog aansluiten op producten, transportstromen en beschikbare materialen. Geef medewerkers een laagdrempelige manier om afwijkingen en verbetervoorstellen te melden.
Een verpakkingsproject is pas succesvol wanneer de operationele resultaten aantoonbaar verbeteren. Geschikte KPI’s zijn bijvoorbeeld:
Door deze cijfers vóór en na de invoering te vergelijken, wordt zichtbaar waar standaardisatie waarde oplevert en waar aanvullende engineering of procesverbetering nodig is.
Onderzoek dan of je de volgende vragen met betrouwbare gegevens kunt beantwoorden:
Kun je meerdere vragen niet beantwoorden, dan ontbreekt waarschijnlijk niet alleen uniformiteit in de verpakkingen, maar ook de benodigde procesdata en governance. Daar ligt vaak de eerste kans voor verbetering.
Verpakkingsproblemen zijn niet altijd direct zichtbaar als een verpakkingsprobleem. Ze verschijnen in rapportages bijvoorbeeld als extra magazijnuren, transportschade, spoedzendingen, lange doorlooptijden, retouren of een groeiend aantal materiaalvarianten.
In onze whitepaper ‘Top 4 problemen bij het verpakken van industriële service parts’ lees je meer over:
Wil je weten waar in jouw supply chain onnodige verpakkingskosten, vertragingen of risico’s ontstaan? Begin dan met het analyseren van je huidige verpakkingsproces, assortiment en instructies. Wij helpen je bij het opstellen van een uniform verpakkingsbeleid, het ontwikkelen en valideren van passende verpakkingen en het digitaal borgen van verpakkingsinstructies met PackAssist.
Daarbij kijken we verder dan de verpakking alleen. We verbinden packaging engineering, logistieke processen, ketensamenwerking en digitale instructies tot één beheersbare aanpak.
Laat je vraag achter via het contactformulier of neem rechtstreeks contact op met een van onze verpakkingsexperts.
Thijs Canjels is Business Innovation Manager bij Faes en is gespecialiseerd in verpakkingsmanagement en supply chain-optimalisatie. In zijn blogs deelt hij inzichten over efficiëntieverbeteringen, kostenbesparingen en de strategische rol van verpakkingen in moderne supply chains.
Meer artikelen van Thijs CanjelsEen goede verpakking ontstaat niet toevallig. Met een bewezen werkwijze begeleiden onze specialisten je stap voor stap ven eerste idee tot eindproduct.
