Een volledige TCO-analyse van verpakkingen kijkt verder dan materiaal- en transportkosten. Faes laat zien waarom verpakkingsarbeid, handling en verborgen proceskosten essentieel zijn voor betere logistieke beslissingen.
Samenvatting van dit artikel
Wanneer je kijkt naar de totale kosten van jouw verpakkingsoperaties, denk je dan alleen aan materialen en machines? Veel bedrijven maken deze fout en vergeten daarbij een van de grootste kostenposten: arbeid. Een complete Total Cost of Ownership (TCO)-analyse geeft je pas echt inzicht in wat verpakken werkelijk kost.
Voor bedrijven in hightech-, medische en defensiesectoren kan dit het verschil tussen winst en verlies betekenen. Laten we eens kijken waarom arbeidskosten zo belangrijk zijn in jouw TCO-berekening.
Total Cost of Ownership in verpakkingsoperaties omvat alle directe en indirecte kosten die gepaard gaan met jouw verpakkingsproces gedurende de volledige levenscyclus. Dit gaat verder dan alleen de aanschafprijs van materialen en machines.
Een complete TCO-analyse kijkt naar materiaalkosten, arbeidskosten, machineonderhoud, energieverbruik, opslagkosten, afvalverwerking en zelfs de kosten van kwaliteitsproblemen. Voor industriële verpakkingen komen daar ook nog transportkosten, retourlogistiek en compliancekosten bij.
Het verschil met traditionele kostenberekeningen is dat TCO ook rekening houdt met verborgen kosten. Denk aan de tijd die medewerkers kwijt zijn aan het zoeken naar materialen, het oplossen van verpakkingsproblemen of het omgaan met beschadigde goederen. Deze kosten zijn vaak substantieel, maar blijven onzichtbaar in standaardboekhoudingen.
Ja, arbeidskosten voor inpakken en handling moeten absoluut worden meegenomen in TCO-berekeningen. Arbeid vormt vaak 30-50% van de totale verpakkingskosten, maar wordt regelmatig over het hoofd gezien in kostenanalyses.
Arbeidskosten gaan veel verder dan alleen het salaris van je verpakkingsmedewerkers. Je hebt te maken met directe arbeidskosten, zoals lonen en sociale lasten, maar ook met indirecte kosten, zoals training, supervisie en de tijd die andere afdelingen kwijt zijn aan verpakkingsgerelateerde taken.
Voor bedrijven die complexe of gevoelige producten vervoeren, zoals medische apparatuur of defensiematerieel, kunnen arbeidskosten zelfs nog hoger uitvallen. Deze producten vereisen specialistische kennis, extra zorgvuldigheid en vaak langere inpaktijden. Zonder deze kosten mee te nemen in je TCO maak je beslissingen op basis van onvolledige informatie.
De meest over het hoofd geziene arbeidskosten zijn indirecte activiteiten, zoals materiaalvoorbereiding, kwaliteitscontrole, herwerk door verpakkingsfouten en administratieve taken. Deze ‘onzichtbare’ arbeidsuren kunnen 20-40% van de totale arbeidstijd uitmaken.
Veel bedrijven vergeten de tijd die medewerkers kwijt zijn aan het zoeken en klaarzetten van verpakkingsmaterialen. Ook de tijd voor het oplossen van problemen, zoals het opnieuw inpakken van beschadigde goederen of het corrigeren van verkeerde labels, wordt vaak niet meegerekend.
Training en inwerktijd van nieuwe medewerkers is een andere kostenpost die regelmatig wordt gemist. Vooral in sectoren met strikte compliance-eisen, zoals de medische industrie, kan het weken duren voordat een medewerker volledig productief is. Ook supervisie en kwaliteitscontrole kosten tijd en geld, maar staan zelden als aparte posten in de boekhouding.
Begin met het meten van de totale tijd die medewerkers besteden aan alle verpakkingsgerelateerde activiteiten, vermenigvuldig dit met de volledig belaste arbeidskosten per uur en voeg indirecte arbeidskosten toe, zoals training en supervisie.
Start met een tijdmeting van alle verpakkingsactiviteiten gedurende een representatieve periode. Meet niet alleen de pure inpaktijd, maar ook voorbereidende werkzaamheden, controles en nawerk. Gebruik hiervoor een tijdregistratiesysteem of voer handmatige metingen uit over meerdere dagen.
Bereken vervolgens de volledig belaste arbeidskosten per uur. Dit betekent niet alleen het brutoloon, maar ook sociale lasten, vakantiegeld, ziekteverzuim en andere personeelskosten. In Nederland ligt dit gemiddeld op 1,3 tot 1,5 keer het brutoloon.
Vergeet ook de indirecte arbeidskosten niet: training van nieuwe medewerkers, tijd van supervisors en teamleiders, en de kosten van kwaliteitsmedewerkers die verpakkingen controleren. Deze kosten kun je toerekenen op basis van het percentage tijd dat deze mensen besteden aan verpakkingsgerelateerde taken.
Het berekenen van arbeidskosten is pas echt waardevol als het helpt om betere verpakkingskeuzes te maken. In veel operaties gaat arbeid niet verloren op één duidelijk aanwijsbare plek, maar in een reeks kleine, terugkerende handelingen: materiaal vouwen, los schuim toevoegen, dozen dichttapen, controleren of de juiste onderdelen zijn meegeleverd, verpakkingsfouten corrigeren of dezelfde zending opnieuw voorbereiden voor een retourstroom. Deze stappen kosten misschien maar een paar minuten per keer, maar wanneer ze dagelijks worden herhaald, kunnen ze een aanzienlijk deel van de total cost of ownership vormen.
Juist hier heeft verpakkingsontwerp directe invloed op TCO. Een maatwerkkoffer, insert of herbruikbare verpakkingsoplossing kan het aantal handelingen verminderen, het verpakken intuïtiever maken en zorgen voor een consistenter werkproces voor operators. Ook kan het helpen om fouten, schade en onnodig ompakken te voorkomen, vooral wanneer producten kwetsbaar of waardevol zijn of regelmatig opnieuw worden verzonden. Bij Faes wordt vaak op dit punt de echte businesscase zichtbaar: niet door alleen de aanschafprijs van de ene verpakkingsoplossing met de andere te vergelijken, maar door te kijken hoe verpakking de tijd, inspanning en betrouwbaarheid van de volledige operatie beïnvloedt.
Directe arbeidskosten zijn de lonen van medewerkers die daadwerkelijk producten inpakken, terwijl indirecte arbeidskosten alle ondersteunende activiteiten omvatten, zoals supervisie, training, kwaliteitscontrole en administratie.
Directe arbeidskosten zijn relatief eenvoudig te berekenen. Dit zijn de uren die verpakkingsmedewerkers besteden aan het fysieke inpakproces, van het pakken van materialen tot het afsluiten van de verpakking. Deze kosten zijn direct toe te rekenen aan specifieke orders of producten.
Indirecte arbeidskosten zijn complexer, maar vaak substantieel. Denk aan de tijd van een teamleider die verpakkingsprocessen bewaakt, een kwaliteitsmedewerker die steekproeven doet, of een logistiek medewerker die materialen aanvult. Ook training, procesverbeteringen en het oplossen van problemen vallen hieronder.
Het onderscheid is belangrijk voor je TCO-berekening, omdat indirecte kosten vaak worden verdeeld over meerdere activiteiten. Zonder correcte toerekening krijg je een vertekend beeld van wat verpakken werkelijk kost. Een vuistregel is dat indirecte arbeidskosten 25-40% van de directe arbeidskosten bedragen.
Automatisering verschuift arbeidskosten van directe naar indirecte activiteiten en vereist nieuwe berekenmethoden die rekening houden met hogere initiële investeringen, lagere operationele arbeidskosten en nieuwe skillsets voor onderhoud en bediening.
Met automatisering dalen je directe arbeidskosten aanzienlijk, omdat machines het fysieke inpakwerk overnemen. Je krijgt echter te maken met nieuwe kostenposten, zoals machinebediening, technisch onderhoud en programmering. Deze medewerkers hebben vaak hogere loonkosten dan traditionele verpakkingsmedewerkers.
Je TCO-berekening moet ook rekening houden met de afschrijving van automatiseringsapparatuur en de kosten van stilstand. Een defecte machine kan je hele verpakkingslijn platleggen, wat resulteert in hoge kosten voor noodoplossingen of uitbesteding.
Voor een eerlijke vergelijking tussen handmatige en geautomatiseerde verpakking moet je kijken naar de totale arbeidskosten over een langere periode. Automatisering heeft vaak hogere initiële kosten, maar lagere variabele arbeidskosten. Het break-evenpunt hangt af van je volumes en de complexiteit van jouw verpakkingsproces.
Wil je meer inzicht in hoe je jouw verpakkingskosten kunt optimaliseren? Bij Faes helpen we bedrijven met complete packaging management-oplossingen die niet alleen kijken naar materiaalkosten, maar naar de volledige TCO van jouw verpakkingsoperaties. Van arbeidsoptimalisatie tot duurzame automatiseringsoplossingen: we zorgen dat je alle kosten in beeld hebt.
Je moet je verpakkings-TCO minstens jaarlijks herberekenen, of wanneer er significante veranderingen zijn in arbeidstarieven, processen of volumes. Voor bedrijven met wisselende productieschema's of seizoensvariaties worden driemaandelijkse evaluaties aanbevolen om ervoor te zorgen dat je kostenberekeningen accuraat en relevant blijven voor besluitvorming.
Implementeer een tijdregistratiesysteem dat alle verpakkingsgerelateerde activiteiten vastlegt in alle afdelingen, inclusief kwaliteitscontrole, onderhoud en administratie. Gebruik activiteitsgebaseerde kostentoerekening om deze indirecte kosten proportioneel toe te wijzen. Regelmatige workflow-audits kunnen helpen om voorheen niet bijgehouden activiteiten te identificeren die je werkelijke verpakkingskosten beïnvloeden.
Kijk verder dan huidige arbeidstarieven en neem geprojecteerde loonstijgingen, stijgende secundaire arbeidsvoorwaarden en wervingskosten mee. Reken ook consistentiewinsten, verminderde foutenpercentages en schaalbaarheidsvoordelen in. Veel bedrijven ontdekken dat automatisering zichzelf terugbetaalt binnen 2-3 jaar wanneer alle indirecte arbeidsbesparingen correct worden berekend, vooral in sectoren met hoge compliance-eisen.
Arbeidskosten vertegenwoordigen doorgaans 30-50% van de totale verpakkings-TCO, met indirecte kosten die nog eens 25-40% bovenop de directe arbeid toevoegen. Benchmarks variëren echter aanzienlijk per sector en productcomplexiteit. Focus op het meten van je arbeidskosten per verpakte eenheid en vergelijk dit intern over tijd in plaats van tegen algemene sectorcijfers.
Neem het volledige uurtarief van uitzendbureaus mee, plus eventuele extra kosten voor training, supervisie en mogelijke kwaliteitsproblemen. Tijdelijke medewerkers hebben vaak hogere uurtarieven maar lagere indirecte kosten. Bereken de totale kosten inclusief bureaukosten, trainingstijd en eventuele productiviteitsverschillen vergeleken met vast personeel.
De grootste fouten zijn het gebruik van alleen basislonen in plaats van volledig belaste arbeidskosten, het negeren van opstel- en opruimtijd, het niet meenemen van training- en supervisiekosten, en het niet bijhouden van herwerk en foutcorrectietijd. Veel bedrijven zien ook de arbeidsimpact over het hoofd van materiaalbehandeling en kwaliteitscontroleactiviteiten die verpakkingsoperaties ondersteunen.
Thijs Canjels is Business Innovation Manager bij Faes en is gespecialiseerd in verpakkingsmanagement en supply chain-optimalisatie. In zijn blogs deelt hij inzichten over efficiëntieverbeteringen, kostenbesparingen en de strategische rol van verpakkingen in moderne supply chains.
Meer artikelen van Thijs CanjelsEen goede verpakking ontstaat niet toevallig. Met een bewezen werkwijze begeleiden onze specialisten je stap voor stap ven eerste idee tot eindproduct.
