Niet alleen het materiaal: waarom één DOA meer dan 100% van de waarde van het onderdeel kost

Een Dead on Arrival is een serviceonderdeel dat bij aankomst direct onbruikbaar blijkt te zijn. Dit kan variëren van een defecte printplaat tot een kast met transportschade of een onvolledige levering. Het resultaat is hetzelfde: het onderdeel kan niet worden ingezet en de stilstand bij de klant duurt langer.

Het onderzoek laat zien dat DOA’s in de praktijk drie belangrijke oorzaken hebben. Ten eerste logistiek: schade door transport, opslag of onzorgvuldige verpakking. Ten tweede de kwaliteit van het onderdeel zelf: defecten die tijdens het testen niet aan het licht zijn gekomen. En tot slot de servicekwaliteit: denk aan fouten tijdens de installatie of onderdelen die wel zijn geleverd, maar verkeerd zijn geïdentificeerd.

Voor bedrijven voelen DOA’s vaak als toevalstreffers, maar in werkelijkheid volgen ze duidelijke patronen. Zo zagen we dat een van de onderzochte organisaties het aantal logistieke DOA’s aanzienlijk wist te verminderen door het aantal verpakkingsvarianten drastisch terug te brengen. Minder variatie betekende minder fouten en minder schade. Dit laat zien dat achter iedere DOA een oorzaak zit die kan worden aangepakt.

De eerste en meest voor de hand liggende kostenpost bij een DOA is het defecte onderdeel zelf. In veel gevallen wordt geprobeerd het onderdeel te repareren, maar uit onderzoek blijkt dat dit vaak duurder is dan het onderdeel gewoon af te schrijven. Veel onderdelen blijken namelijk niet te repareren te zijn, waardoor de reparatiepoging meestal alleen maar extra tijd en kosten met zich meebrengt.

Daarnaast zijn er de uren van de Field Service Engineers (FSE’s). Elke DOA betekent dat een technicus zijn werk niet kan afronden en dat er een nieuwe afspraak nodig is. Dit kost niet alleen reistijd en arbeidskosten, maar zorgt er ook voor dat de eindklant te maken krijgt met langere stilstandtijd. Uit het onderzoek blijkt dat de inzet van FSE’s gemiddeld ongeveer 300 dollar per DOA kost. Wanneer deze kosten worden opgeteld bij de afschrijving van het onderdeel zelf, stijgen de schade-kosten al snel tot meer dan de oorspronkelijke waarde van het onderdeel. In de onderzochte gevallen bedroegen de gecombineerde kosten van afdankingen en service tussen 102 en 142 procent van de waarde van het onderdeel.

Het gevolg is dat, zelfs voordat er sprake is van extra transport- of voorraaddruk, één enkel DOA-geval de balans al in het rood doet belanden. Alleen al de schade- en service-uren maken duidelijk dat een DOA veel meer is dan een logistiek incident en direct leidt tot margeverlies.

Naast schade en service-uren vormen transportkosten een tweede belangrijke uitgavenpost. Terwijl een reguliere zending gemiddeld ongeveer 150 euro kost, kan een spoedzending oplopen tot ongeveer 1.200 euro. Uit het onderzoek blijkt dat bij DOA’s veel vaker voor spoedlevering wordt gekozen: in ongeveer 14 procent van de gevallen, tegenover slechts 4 procent bij reguliere leveringen.

Daarnaast moeten defecte onderdelen meestal worden teruggestuurd voor reparatie of triage. Dit leidt opnieuw tot extra transportkosten. Al met al komt dit neer op gemiddelde extra kosten van ongeveer 491 euro per DOA, puur aan transport. Afhankelijk van de waarde van het onderdeel betekent dit een toeslag van 3 tot 69 procent bovenop de oorspronkelijke waarde van het onderdeel.

Transportkosten lijken dus een stille versneller te zijn van de totale DOA-verliezen. Vooral omdat de druk om klanten snel te helpen groot is, wordt vaak automatisch gebruikgemaakt van spoedtransporten, ook al verhogen deze de kosten per DOA aanzienlijk.

De derde kostenpost van een DOA is minder zichtbaar, maar op de lange termijn minstens zo ingrijpend: de impact op voorraadbeheer en beschikbaarheid. Wanneer onderdelen regelmatig defect aankomen, zijn hogere veiligheidsvoorraadniveaus nodig om serviceniveaus te garanderen. Dat betekent extra kapitaalinvesteringen, hogere opslagkosten en een grotere kans op veroudering of waardevermindering van de voorraad.

Uit het onderzoek blijkt dat DOA’s de voorraadkosten met gemiddeld 2,35 tot bijna 10 procent per jaar verhogen, afhankelijk van de vraagfrequentie en de levertijden van onderdelen. Omgerekend naar de waarde per DOA komt dit neer op extra kosten van 8 tot 47 procent van de waarde van het onderdeel. Hierdoor wordt de voorraad een structurele factor in de totale kosten van een DOA.

Het probleem is dat deze kosten zelden direct zichtbaar zijn in rapportages. Toch oefenen ze een merkbare druk uit op de marges, aangezien het voorraadbeleid vaak gedwongen moet worden aangepast om aan SLA’s te voldoen. Dit creëert een vicieuze cirkel: hogere DOA-percentages leiden tot meer voorraad, meer voorraad leidt tot hogere kosten en een grotere kans op verspilling.

Wanneer de drie kostenposten bij elkaar worden opgeteld, wordt duidelijk hoe groot de impact werkelijk is. Schade en service-uren bedragen gemiddeld al 102 tot 142 procent van de waarde van het onderdeel. Transportkosten voegen daar 3 tot 69 procent aan toe en voorraadkosten nog eens 8 tot 47 procent. Uit het onderzoek blijkt dat de totale kosten van één enkele DOA daarmee oplopen tot 135 tot 219 procent van de oorspronkelijke waarde van het onderdeel.

Op jaarbasis vertaalt zich dit bij de ondervraagde organisaties in een verlies van bijna 4 procent van de omzet uit reserveonderdelen. Voor bedrijven met marges van 20 procent of minder betekent dit dat één op de vijf euro winst verdampt als gevolg van DOA’s. Dit maakt DOA’s niet tot incidenten die als vanzelfsprekend moeten worden beschouwd, maar tot structurele margekillers die de hele keten beïnvloeden.

Uit de cijfers blijkt dat DOA’s veel meer zijn dan alleen een kwestie van defecte onderdelen. Het is een structureel probleem dat serviceprocessen vertraagt, de kosten opdrijft en de marges uitholt. De sleutel ligt in het achterhalen van de oorzaken achter elke DOA. Zonder een systematische analyse van de onderliggende oorzaken blijft het bij een symptoombestrijding.

Uit het onderzoek blijkt dat DOA’s vaak terug te voeren zijn op drie gebieden: logistiek, onderdelenkwaliteit en servicekwaliteit. Wie alleen naar de schade kijkt, ziet de onderliggende patronen over het hoofd die zich keer op keer herhalen. Het terugdringen van variaties in de verpakking, het aanscherpen van testprocedures of het verbeteren van instructies voor buitendienstmedewerkers zijn pas effectief als duidelijk is welke oorzaak in de praktijk het zwaarst weegt.

Hierin speelt Faes een duidelijke rol. Als onafhankelijke verpakkingspartner nemen wij het verpakkingsbeheer voor onze rekening en helpen we bedrijven deze oorzaken systematisch te analyseren en aan te pakken. Dankzij onze onafhankelijke positie kunnen we verbeteringen doorvoeren zonder gebonden te zijn aan één leverancier of materiaalkeuze. Zo zorgen we niet alleen voor een lager DOA-percentage, maar ook voor voorspelbaarheid en controle over de totale kosten.

Faes kijkt verder dan het materiaal. We gebruiken oorzaakanalyses om in kaart te brengen waar de echte knelpunten liggen en vertalen die inzichten naar structurele verbeteringen in de toeleveringsketen. Op deze manier veranderen DOA’s van een onvermijdelijke kostenpost in een strategisch hefboompunt om de toeleveringsketen efficiënter en robuuster te maken.

Een Dead-on-Arrival is geen incident, maar een structurele kostenpost. Uit het onderzoek blijkt dat één DOA gemiddeld 135 tot 219 procent van de waarde van het onderdeel kost. Niet door het materiaal zelf, maar door de som van service-uren, spoedverzendingen en extra voorraad.

Wie DOA’s blijft beschouwen als toeval, laat winst en klanttevredenheid ongemerkt wegglippen. Alleen een structurele aanpak met oorzaakanalyse maakt het mogelijk om de werkelijke oorzaken weg te nemen.

Faes helpt bedrijven die stap te zetten. Als onafhankelijke verpakkingspartner brengen we de oorzaken in kaart en zorgen we ervoor dat DOA’s niet langer de marges opslokken, maar kansen worden om de toeleveringsketen slimmer en robuuster te maken.