Het is een reflex in veel toeleveringsketens: wanneer er te vaak producten bij de klant aankomen die bij levering defect zijn (DOA), wordt de voorraad vergroot. Op die manier lijken leveringsachterstanden en serviceproblemen snel opgelost te zijn. Uit ons onderzoek in samenwerking met de Rijksuniversiteit Groningen blijkt echter dat deze keuze in de meeste gevallen kostbaar en ineffectief is. Extra voorraad pakt de oorzaak van het probleem niet aan, maar maskeert deze slechts tijdelijk. Onderzoek toont zelfs aan dat deze strategie pas rendabel wordt bij uitzonderlijk hoge DOA-percentages, ver boven wat de meeste bedrijven ervaren. Wie kosten en risico's structureel wil verminderen, richt zich niet op het vullen van magazijnschappen, maar op het wegnemen van de oorzaak van de schade: onbetrouwbare of onvoldoende geteste verpakkingen.
De term ‘Dead on Arrival’ (DOA) verwijst naar producten die bij aankomst bij de klant defect, beschadigd of onbruikbaar zijn. Het kan hierbij gaan om functionele defecten, maar ook om cosmetische schade of leveringen die niet aan de specificaties voldoen. Uit onderzoek blijkt dat de werkelijke impact vaak groter is dan alleen de kosten voor het vervangen van het onderdeel. DOA’s leiden tot extra transportkosten, spoedzendingen, hogere voorraadniveaus, productverlies en extra personeelsbezetting.
Daarnaast zijn indirecte schade, zoals productiestilstand bij de klant of reputatieschade, moeilijker te kwantificeren, maar net zo belangrijk. In veel gevallen bedragen de totale kosten per DOA een veelvoud van de waarde van het product zelf. Hierdoor is DOA niet alleen een kwaliteitsprobleem, maar ook een strategisch bedrijfsrisico dat rechtstreeks van invloed is op de marges en de klanttevredenheid.
Uit onderzoek blijkt dat het vergroten van de voorraad in de meeste gevallen geen effectieve oplossing is om problemen met defecte producten bij levering (DOA) te verminderen. Hoewel een grotere voorraad het aantal nabestellingen tijdelijk kan verminderen, pakt dit de onderliggende oorzaak van het probleem niet aan. Daardoor blijven defecte of beschadigde producten in het proces circuleren en blijven de structurele kosten terugkeren.
Bovendien brengt het vergroten van de voorraad aanzienlijke kapitaalkosten met zich mee en verhoogt het het risico op veroudering of waardevermindering van producten. Volgens de berekeningen in het onderzoek is een voorraadverhoging alleen rendabel bij uitzonderlijk hoge DOA-percentages van ongeveer 25 procent of meer, in combinatie met een lage vraagfrequentie en lange levertijden. In de praktijk liggen de DOA-percentages bij de meeste bedrijven veel lager, waardoor het financieel verstandiger is om te investeren in het voorkomen van schade dan in het aanhouden van hogere voorraadniveaus.
Uit onderzoek blijkt dat het opbouwen van extra voorraad ter voorkoming van DOA’s op de lange termijn vaak meer nadelen dan voordelen met zich meebrengt. Grotere voorraden leggen extra druk op het werkkapitaal en de opslagcapaciteit. Hierdoor kunnen investeringen in innovatie of procesverbetering minder prioriteit krijgen. Bovendien neemt de complexiteit van het voorraadbeheer toe. Een groter aantal SKU’s vergroot de kans op fouten bij het orderverzamelen, voorraadwijzigingen of het aanhouden van producten die uiteindelijk verouderd raken en moeten worden afgeschreven.
Een minder zichtbaar maar even belangrijk risico is dat extra voorraad een vals gevoel van veiligheid creëert. Het lijkt alsof het probleem is opgelost, terwijl de werkelijke oorzaak – vaak een gebrek aan robuuste, geteste en gevalideerde verpakkingsoplossingen – blijft bestaan. Daardoor blijven de kosten in verband met DOA-producten zich keer op keer voordoen. Investeren in het aanpakken van de structurele oorzaak loont in de meeste gevallen meer dan alleen het aanvullen van de magazijnvoorraad.
Uit het onderzoek blijkt dat de meest duurzame manier om het aantal DOA’s terug te dringen, ligt in het aanpakken van de onderliggende oorzaken. Bedrijven die investeren in preventieve maatregelen realiseren niet alleen lagere DOA-percentages, maar verlagen ook structureel hun bedrijfskosten.
Verbeter verpakkingsontwerpen en standaardiseer varianten
Minder variatie in verpakkingen vermindert fouten bij de verwerking en het transport en maakt het eenvoudiger om kwaliteitscontroles uit te voeren. Uit onderzoek blijkt dat het verminderen van het aantal verpakkingsvarianten en het verbeteren van de instructies het percentage defecte producten bij levering (DOA) kan halveren.
Voer verpakkingsvalidaties uit onder realistische omstandigheden
Door val-, trillings- en klimaattests uit te voeren, wordt voorkomen dat producten tijdens het transport beschadigd raken. Validatie onder de juiste omstandigheden laat zien of een verpakking bestand is tegen de omstandigheden in de toeleveringsketen en waar verbeteringen nodig zijn.
Gebruik traceerbare verpakkingen
Verpakkingen die zijn uitgerust met sensoren of indicatoren geven inzicht in waar en wanneer schade ontstaat. Deze gegevens maken gerichte verbeteringen mogelijk en dragen bij aan de transparantie in de keten.
Logistieke processen en opleidingen optimaliseren
Door de logistieke keten te optimaliseren, wordt het risico op fouten verkleind. Opleiding van het personeel, duidelijke werkinstructies en controles op kritieke punten in het proces helpen DOA’s structureel te voorkomen.
Uit onderzoek blijkt dat het in de meeste gevallen niet rendabel is om de voorraad uit te breiden ter voorkoming van DOA’s. Alleen bij uitzonderlijk hoge DOA-percentages en beperkte bevoorradingsmogelijkheden kan het financieel verantwoord zijn om extra voorraad aan te houden. In vrijwel alle andere situaties is het effectiever om de oorzaak van de DOA’s aan te pakken. Dit kan door de verpakking te verbeteren en te standaardiseren, oplossingen onder realistische omstandigheden te testen, traceerbare verpakkingen te gebruiken en logistieke processen te optimaliseren.
Het terugdringen van het aantal leveringsproblemen levert meer op dan alleen lagere directe kosten. Het verhoogt de leveringsbetrouwbaarheid, verbetert de klanttevredenheid en maakt middelen vrij voor investeringen in innovatie en groei.
Wilt u weten hoe uw organisatie het aantal DOA’s kan terugdringen zonder onnodige investeringen in voorraad? Faes analyseert samen met u de oorzaken in uw toeleveringsketen en ontwikkelt beproefde verpakkingsoplossingen die aantoonbaar bijdragen aan lagere schadepercentages en een hogere leverbetrouwbaarheid. Met onze ervaring in hightech-, defensie– en industriële toeleveringsketens combineren we technische validatie met praktische toepasbaarheid. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek en ontdek hoe wij uw toeleveringsketen toekomstbestendig kunnen maken.
