Bedrijven zien Dead-on-Arrival (DOA) onderdelen vaak als een ongelukkige bijkomstigheid van hun serviceproces. Een doos die onderweg schade opliep, een onderdeel dat niet goed functioneert of een levering die incompleet aankomt: vervelend, maar op het eerste gezicht een kwestie van materiaalkosten. De praktijk is anders.
Samen met de Rijksuniversiteit Groningen heeft Faes uitgebreid onderzoek gedaan naar de werkelijke impact van DOA’s. Daaruit blijkt dat de kosten gemiddeld méér bedragen dan de volledige waarde van het onderdeel zelf. Niet omdat het onderdeel zo duur is, maar omdat de gevolgen doorwerken in de hele keten: extra service-uren, spoedtransporten en oplopende voorraadkosten.
Wie DOA’s blijft zien als losse incidenten, onderschat de structurele schade die ze veroorzaken. Ze zijn geen detailpost, maar een stille margevreter die servicelevels onder druk zet en de supply chain onnodig zwaar belast.
Een Dead-on-Arrival is een serviceonderdeel dat bij aankomst direct onbruikbaar blijkt. Dat kan uiteenlopen van een defecte printplaat tot een kastje met transportschade of een levering die niet compleet is. Het resultaat is hetzelfde: het onderdeel kan niet worden ingezet, en de storing bij de klant duurt langer voort.
Uit het onderzoek blijkt dat DOA’s in de praktijk drie hoofdoorzaken hebben. Ten eerste de logistiek: schade door transport, opslag of onzorgvuldig verpakken. Ten tweede de kwaliteit van het onderdeel zelf: fouten die niet tijdens testen aan het licht kwamen. En tot slot de servicekwaliteit: denk aan fouten bij het inbouwen of onderdelen die wel geleverd zijn, maar verkeerd geïdentificeerd worden.
Voor bedrijven voelen DOA’s vaak als toevalstreffers, maar in werkelijkheid volgen ze patronen. Zo zagen we dat een van de onderzochte organisaties het aantal logistieke DOA’s aanzienlijk wist terug te brengen door het aantal verpakkingsvarianten drastisch te reduceren. Minder variatie betekende minder fouten en minder schade. Het laat zien dat achter iedere DOA een oorzaak schuilgaat die aangepakt kan worden.
De eerste en meest voor de hand liggende kostenpost van een DOA is het defecte onderdeel zelf. In veel gevallen wordt geprobeerd het onderdeel te repareren, maar uit het onderzoek blijkt dat dit vaak duurder is dan het simpelweg afschrijven. Veel onderdelen blijken namelijk niet succesvol te herstellen, waardoor de reparatie-inspanning vooral extra tijd en kosten met zich meebrengt.
Daar bovenop komen de uren van de Field Service Engineers (FSE’s). Iedere DOA betekent dat een monteur zijn werk niet kan afronden en een nieuwe afspraak nodig is. Dit kost niet alleen reistijd en loonkosten, maar zorgt er ook voor dat de eindklant langer uitval ervaart. Uit het onderzoek blijkt dat de inzet van FSE’s gemiddeld zo’n 300 euro per DOA bedraagt. Als deze kosten worden opgeteld bij de afschrijving van het onderdeel zelf, loopt de schadepost al snel op tot meer dan de oorspronkelijke waarde van het onderdeel. In de onderzochte cases kwamen de gecombineerde kosten van scrap en service uit op 102 tot 142 procent van de onderdeelwaarde.
Het gevolg is dat nog voordat er sprake is van extra transport of voorraaddruk, een enkele DOA de balans negatief maakt. Alleen al schade en service-uren maken duidelijk dat een DOA veel meer is dan een logistiek incident en direct leidt tot margeverlies.
Naast de schade en service-uren vormen transportkosten een tweede grote kostenpost. Waar een regulier transport gemiddeld zo’n 150 euro kost, kan een spoedzending oplopen tot circa 1.200 euro. Uit het onderzoek blijkt dat bij DOA’s veel vaker wordt gekozen voor spoedlevering: in ongeveer 14 procent van de gevallen, tegenover slechts 4 procent bij reguliere leveringen.
Daar komt bij dat defecte onderdelen meestal retour gestuurd moeten worden voor repair of triage. Dit levert opnieuw extra vervoerskosten op. Alles bij elkaar zorgt dit voor een gemiddelde meerprijs van ongeveer 491 euro per DOA, puur aan transport. Afhankelijk van de waarde van het onderdeel betekent dit een extra last van 3 tot 69 procent bovenop de oorspronkelijke onderdeelwaarde.
Transportkosten blijken daarmee een stille versneller van de totale DOA-schade. Vooral omdat de druk om klanten snel te helpen groot is, worden spoedtransporten vaak automatisch ingezet, terwijl die de kostprijs per DOA fors opdrijven.
De derde kostenpost van een DOA is minder zichtbaar, maar op lange termijn minstens zo ingrijpend: de impact op voorraadbeheer en beschikbaarheid. Wanneer onderdelen regelmatig defect aankomen, wordt een hogere veiligheidsvoorraad noodzakelijk om servicelevels te kunnen garanderen. Dat betekent extra kapitaalbeslag, meer opslagkosten en een hogere kans op veroudering of afschrijving van voorraad.
Uit het onderzoek blijkt dat DOA’s de voorraadkosten gemiddeld met 2,35 tot bijna 10 procent per jaar verhogen, afhankelijk van de vraagfrequentie en levertijden van onderdelen. Omgerekend naar de waarde per DOA komt dit neer op een additionele kostenpost van 8 tot 47 procent van de onderdeelwaarde. Daarmee vormt voorraad een structurele factor in de totale kostprijs van een DOA.
Het probleem is dat deze kosten zelden direct zichtbaar zijn in rapportages. Toch drukken ze merkbaar op de marges, omdat voorraadbeleid vaak gedwongen moet worden aangepast om SLA’s te halen. Zo ontstaat een vicieuze cirkel: hogere DOA-ratio’s leiden tot meer voorraad, meer voorraad leidt tot hogere kosten en een hogere kans op verspilling.
Wanneer de drie kostenposten bij elkaar worden opgeteld, wordt duidelijk hoe groot de impact werkelijk is. Schade en service-uren leveren gemiddeld al 102 tot 142 procent van de onderdeelwaarde op. Transportkosten voegen daar 3 tot 69 procent aan toe en voorraadkosten nog eens 8 tot 47 procent. Uit het onderzoek blijkt dat de totale kosten van een enkele DOA daarmee oplopen tot 135 tot 219 procent van de oorspronkelijke onderdeelwaarde.
Op jaarbasis vertaalt dit zich naar een verlies van bijna 4 procent van de spare parts omzet bij de onderzochte organisaties. Voor bedrijven met marges van 20 procent of minder betekent dit dat één op de vijf euro winst verdampt door DOA’s. Daarmee zijn DOA’s geen incidenten die je voor lief kunt nemen, maar structurele margeverslinders die de hele keten raken.
De cijfers laten zien dat DOA’s veel meer zijn dan een kwestie van kapotte onderdelen. Het gaat om een structureel probleem dat serviceprocessen vertraagt, kosten opdrijft en marges wegvreet. De sleutel ligt in het doorgronden van de oorzaken achter elke DOA. Zonder een systematische root cause analyse blijft het symptoombestrijding.
Uit het onderzoek blijkt dat DOA’s vaak terug te voeren zijn op drie domeinen: logistiek, onderdeelkwaliteit en servicekwaliteit. Wie alleen naar de schade kijkt, mist de onderliggende patronen die zich telkens herhalen. Het reduceren van verpakkingsvarianten, het aanscherpen van testprocedures of het verbeteren van instructies voor field service engineers zijn pas effectief als duidelijk is welke oorzaak in de praktijk het zwaarst weegt.
Hier ligt een duidelijke rol voor Faes. Als onafhankelijke Fourth Party Packaging partner nemen wij de regie over het verpakkingsbeheer en helpen wij bedrijven met het systematisch analyseren en aanpakken van deze oorzaken. Dankzij onze onafhankelijke positie kunnen wij verbeteringen doorvoeren zonder gebonden te zijn aan één leverancier of materiaalkeuze. Daarmee zorgen we niet alleen voor een lagere DOA-ratio, maar ook voor voorspelbaarheid en grip op de totale kosten.
Faes kijkt verder dan alleen het materiaal. Wij brengen met root cause analyses in kaart waar de werkelijke pijnpunten zitten en vertalen die inzichten naar structurele verbeteringen in de keten. Zo veranderen DOA’s van een onvermijdelijke kostenpost in een strategisch aangrijpingspunt om de supply chain efficiënter en robuuster te maken.
Een Dead-on-Arrival is geen incident, maar een structurele kostenpost. Uit het onderzoek blijkt dat één DOA gemiddeld 135 tot 219 procent van de onderdeelwaarde kost. Niet door het materiaal zelf, maar door de optelsom van service-uren, spoedtransporten en extra voorraad.
Wie DOA’s blijft zien als toeval, laat ongemerkt winst en klanttevredenheid weglekken. Alleen een structurele aanpak met root cause analyses maakt het mogelijk de echte oorzaken te elimineren.
Faes helpt bedrijven die stap te zetten. Als onafhankelijke 4PP-partner brengen wij de oorzaken in kaart en zorgen we dat DOA’s niet langer marges opslokken, maar kansen worden om de supply chain slimmer en robuuster te maken.